初心者ジムオーナーのための顧客管理完全ガイド

ジム経営において、顧客管理は売上やリピーターを増やすために欠かせない取り組みです。特に、初心者ジムオーナーは顧客データの整理方法や管理システムの導入タイミングで悩みがち。しかし、適切な手法やツールを導入すれば、顧客一人ひとりのニーズを把握し、ジムのサービス向上につなげることが可能です。

この記事では、プロのジムコンサルタント兼ライターが、初心者ジムオーナーでもわかりやすいステップバイステップの方法と、効果的な顧客管理システムの選び方を解説します。

顧客管理がジム運営に与える影響

ジムオーナーにとって、顧客情報を正確かつ効率的に管理することは、リピーターの獲得や口コミ効果など、売上アップや経営の安定にも直結する大切な要素です。しかし、多くの初心者ジムオーナーは顧客管理の重要性を理解していても、具体的な取り組みが後回しになりがち。ここでは、顧客管理がジム全体に与えるメリットと、その影響について解説します。

顧客満足度の向上

• 適切なデータ把握：トレーニングの進捗状況や利用頻度を把握することで、個々の顧客に合ったアドバイスやサポートが可能になります。
• パーソナライズした提案：顧客の目標や好みに合わせたサービスを提案できるため、満足度が高まり、リピート利用にもつながります。

リピーター・ファン化への影響

• コミュニケーション強化：誕生日や来店間隔などの情報を活かしてメッセージを送ることで、顧客とのつながりを強められます。
• 口コミ・紹介の増加：顧客満足度が高まると、SNSや友人紹介などを通じて新規顧客が増え、ジム経営の好循環が生まれます。

売上拡大と費用削減

• 退会率の低下：顧客管理が行き届いているジムは、退会前のサインを早期にキャッチし、適切なフォローを行うことで退会率を下げられます。
• 無駄な販促の削減：必要な顧客への的確なアプローチができるため、費用対効果の低い広告や販促を減らすことが可能です。

顧客管理といっても、単に顧客データを集めるだけでは不十分です。具体的なコミュニケーション戦略に落とし込まないと、データがあっても運用が進まないケースが多いと感じています。そのため、集めた顧客情報を「どう活用していくか」を最初に設計することが、ジム経営の成功に大きく影響すると言えます。

顧客管理に必要な基本情報

ジムで顧客管理を行う際には、どのような情報を集め、どのように活用すれば良いのでしょうか。ここでは、押さえておきたい基本データの種類と、それぞれがジム運営にもたらすメリットについて解説します。

押さえておきたい顧客の基本情報

氏名・連絡先

顧客に連絡を取る際の基礎情報です。予約確認やキャンペーン案内などに活用できます。

性別・年齢

目的や身体の状態を把握するうえで重要。マーケティング戦略を立てる際の分析データにもなります

入会日・コース内容

どのくらい長くジムを利用しているか、どのコースを利用しているかを把握することで、退会防止策や追加提案に役立ちます。

トレーニング目標・健康状態

ダイエット目的なのか、筋力アップなのかなど、目的に合わせたメニュー作りが可能になります。怪我や持病の有無も大切な情報です。

利用頻度・来店履歴

顧客がどれくらいのペースで来ているかを把握し、モチベーション維持の声掛けやフォローができます。

どのように情報を収集する？

入会時のアンケート・ヒアリング

入会手続きと同時にアンケートを取り、目標や希望のトレーニング内容を聞き出します。

定期的な更新・カウンセリング

一度入力して終わりではなく、目標が変わったり健康状態が変化したりする場合もあるため、定期的なヒアリングが効果的です。

来店履歴や予約システムの活用

デジタル予約システムなどで来店状況を自動記録し、スタッフが簡単に検索・分析できる体制を整えましょう。

これらのデータがもたらすメリット

必要な顧客情報をしっかりと集めることで、ジムのサービス品質を大幅に向上できます。適切なデータがあれば、顧客一人ひとりのニーズに合わせたサービスを提供でき、満足度や継続率を高められるからです。

例えば、ダイエット目的のAさんには定期測定を組み込み、筋力アップが目的のBさんにはプロテインの提案を行うなど、顧客ごとの目標達成に向けたアプローチが明確になります。

いずれも顧客満足度向上とリピート率アップにつながるため、ジム経営を安定させるカギとして「顧客管理の基本情報」収集は欠かせません。

顧客の基本情報を集める際、最初のヒアリングの質が非常に重要だと感じています。入会時点で「どんなジム通いを理想としているのか？」を具体的にヒアリングしておくことで、後々のコミュニケーションや提案の精度が高まりやすくなります。特に、ダイエット目的の人と健康維持目的の人では必要なサポートが全く異なるため、最初の情報収集と定期的な更新はジム経営の要といえるでしょう。

効率的な顧客管理を実現する3つの方法

顧客管理を行う手段はいくつかありますが、まずは自分のジムに合った方法を選ぶことが大切です。ここでは、「手動管理」「Excelの活用」「顧客管理システム（CRM）の導入」の3つを比較しながら、それぞれのメリットとデメリットを解説します。

1. 手動管理（紙ベースやメモ帳）

メリット

• 初期費用がほぼゼロで始められる。
• システムやツールに慣れていない人でも抵抗が少ない。

デメリット

• 情報が分散しがちで、検索・分析が難しい。
• 紛失・破損のリスクが高く、情報更新の手間も大きい。

スプレッドシートの活用

メリット

• 多くの人が使い慣れており、特別なソフト導入費用がかからない。
• 基本的な関数やフィルター機能で、ある程度の管理・分析が可能。

デメリット

• 大量データや複数スタッフで同時に扱う際、データが重複・混乱しやすい。
• セキュリティやバックアップの管理に注意が必要。

顧客管理システム（CRM）の導入

メリット

• 顧客情報を一元管理でき、検索や分析が容易。
• 会員の予約状況や来店履歴を自動的に記録できる機能を持つものが多い。
• セキュリティやバックアップ機能が充実しているため、データを安全に保管できる。

デメリット

• システムの導入コストや月額費用がかかる場合がある。
• 新たにスタッフがシステムの使い方を覚える必要がある。

効率的で安全なデータ管理を目指すなら、状況によってはCRMの導入が最も効果的です。紙やExcelではデータが増えると管理が複雑化し、誤入力や紛失リスクが高まります。一方、CRMはデータを集約しながら安全に保存できるうえ、分析機能にも優れています。例えば、顧客の来店頻度や滞在時間などのデータを自動取得できるCRMを使えば、退会率が高まる前兆を早期に把握し、的確なフォローアップを行うことができます。長期的にジム経営を安定させるには、将来的な拡張性を考慮した顧客管理システムの導入が理想的です。

導入コストだけでなく、運用面での労力削減も重要なポイントだと感じています。Excel管理は小規模なうちは便利ですが、会員数が増えたりスタッフが増えたりすると、人為的なミスや入力漏れが発生しやすくなります。特に、スタッフ同士でファイルを共有する場合は上書きのリスクも高いので、初期段階からクラウドベースのCRMを検討するのも一つの方法だと思います。

心者でも使いやすい顧客管理ツールの選び方

顧客管理システム（CRM）の導入を検討するジムオーナー向けに、どのようにシステムを選べば良いかについて解説します。システム選びで失敗しないためには、価格だけでなく機能面や操作性などを総合的に判断することが重要です。

選ぶ際の3つのポイント

1. 操作性のわかりやすさ

直感的に操作できるシステムであれば、スタッフの習得コストを大幅に抑えられます。マニュアルやサポートが充実しているツールを選べば、導入後のトラブルにも対応しやすいでしょう。

2. 必要な機能の充実度

予約管理・来店履歴など、ジム運営に必要な機能が標準で備わっているかチェックしましょう。不要な機能まで大量に詰め込まれているシステムは、操作が複雑になりやすいので注意が必要です。

3. セキュリティ・サポート体制

顧客情報はプライバシーに関わるデータです。データの暗号化やバックアップ体制が整っていることは必須条件です。何か不具合や疑問があった際に、迅速に対応してくれるサポートがあるかどうかも確認しましょう。

ツールを選ぶ際には、試用期間やデモをしっかり活用して、実際の運用イメージをつかむことを強くおすすめします。紙やExcel管理からいきなり移行すると抵抗を感じるスタッフも多いため、導入前にテスト的に運用してみるとスムーズに移行しやすいと感じています。

選択の基準を明確にする

システム選びは「ジムの規模」と「必要な機能」に合ったものを導入し、運用負荷を減らすことが最優先です。高機能なシステムでも、使いこなせなければコストだけが増える可能性があるためです。導入費が比較的安いけれど予約管理に特化したツールと、汎用的なCRMを組み合わせるジムもあります。自分たちがどの機能を優先したいかを明確にすれば、無駄な機能の追加や高額プランを避けることができます。

結局のところ、システムは導入して終わりではなく、スタッフ全員が活用できて初めて意味を持ちます。初心者でも簡単に使えるツールを選びましょう。

顧客管理を成功させるためのステップバイステップガイド

初心者ジムオーナーでも始めやすい顧客管理の方法を、順序立てて解説します。実際に手を動かしながら進めることで、スムーズに運用をスタートできるはずです。

Step 1：現状の確認と目標設定

現状の顧客情報を洗い出す

紙ベースやExcelで管理している情報をチェック。重複や不足がないか確認しましょう。

顧客管理の目標を明確にする

たとえば「退会率を5％下げたい」「平均顧客単価を1,000円上げたい」など、具体的な目標を設定します。

Step 2：必要な機能を選定する

導入するツールやシステムを決定

予約管理や顧客履歴管理が必要か、またはメール配信機能も必要かなど、優先順位を整理しましょう。

スタッフへのヒアリング

実際に顧客と接するスタッフに、使い勝手や必要機能について意見をもらうと導入後のトラブルを減らせます。

Step 3：データ移行と初期設定

既存データのインポート

エクセルで管理している顧客情報や予約履歴などを、新しいシステムにアップロード。

スタッフごとの権限設定

データの閲覧や編集、削除など、適切な操作レベルを設定してセキュリティを担保します。

Step 4：運用ルールを整備する

入力・更新のタイミングを決める

入会手続き時や定期的なカウンセリング時に情報を更新するなど、具体的な運用ルールを明文化します。

スタッフ間の共有体制を作る

新規会員登録やデータ更新に関して、誰がいつ対応するかを明確にし、情報の重複や漏れを防ぎます。

Step 5：定期的な効果測定と改善

指標のモニタリング

退会率、利用頻度、売上など、目標とした数値を追いかけながら改善点を洗い出します。

フィードバック会議やスタッフミーティング

一定期間ごとにスタッフ全員で集まり、システムの使い勝手や課題点を共有。運用を改善していきます。

顧客管理のステップは一度きりで終わるものではなく、常にブラッシュアップし続けることが大切だと考えています。特に、ジムの規模拡大やサービス内容の変化に伴って必要なデータや管理手法も変化するため、「いまのやり方が最終形ではない」という意識をスタッフ全員で共有しておくと、日々の運用がスムーズになりやすいです。

ジムの規模別おすすめ顧客管理ツール

ここでは、先ほどご紹介した顧客管理の重要性や機能を踏まえ、フィットネスジムの規模に応じたおすすめツールをご紹介します。小規模から大規模まで、運営規模や目的に合わせて選べるシステムを厳選しました。

小規模ジム（会員数100人未満）向け

予算や人員が限られているケースでは、低コストかつ操作が簡単なシステムを選ぶのがポイントです。

STORES 予約

• 特徴：初期費用・月額費用が無料で、会員情報管理や予約管理など、基本機能に絞って手軽に導入可能。
• メリット：専門知識がなくても操作しやすく、ランニングコストを抑えたい小規模ジムに最適。
• 注意点：多機能を求めると、物足りない部分が出てくる場合があります。
• STORES 予約公式サイト

会費ペイ

• 特徴：入会から請求・決済まで自動化できるサービス。初期費用・月額費用が無料という導入しやすさが魅力。
• メリット：クレジットカード決済の手数料以外のコストがかかりにくく、スタッフの事務作業を削減可能。
• 注意点：機能カスタマイズの自由度は低めで、大幅な仕様変更には向かないかもしれません。
• 会費ペイ公式サイト

Smart Hello.

• 特徴：予約管理や入退室管理などの機能をアプリで一元管理できるツール。月額費用は比較的安め。
• メリット：スマホアプリで手軽に運用でき、会員にも便利。必要最低限の機能がひと通り揃っています。
• 注意点：初期費用が発生する場合があるため、事前に見積もりを確認しましょう。
• Smart Hello.公式サイト

中規模ジム（会員数100人以上～1000人未満）向け

ある程度会員数が増えてきたら、拡張性や顧客満足度向上を支援する機能が充実したツールがおすすめです。

SLIM

• 特徴：予約管理や決済管理に加え、複数店舗の管理やデータ分析機能も搭載。ワンストップで運営をサポート。
• メリット：ジム運営に必要な機能が豊富で、スタッフが複数いても業務フローをまとめやすい。
• 注意点：初期費用や月額費用が高めなので、予算確保が必須。
• SLIM公式サイト

hacomono

• 特徴：会員管理、予約管理、決済管理、入退室管理など多機能を備え、使いやすいUIで中規模ジムから高評価。
• メリット：データ分析機能が充実しており、顧客の利用状況を可視化しやすい。
• 注意点：こちらも導入コストが安いわけではないので、投資回収のシミュレーションが重要です。
• hacomono公式サイト

CLUBNET

• 特徴：来店型ビジネスに長年特化している実績豊富なシステム。予約管理、会員管理、売上分析などを網羅。
• メリット：充実したサポート体制があり、操作面やトラブル対応でも安心。
• 注意点：価格は要問い合わせのため、事前にしっかりと機能面とコストを比較する必要があります。
• CLUBNET公式サイト

大規模ジム（会員数1000人以上）向け

多店舗展開やセキュリティ対策が重要な大規模ジムでは、管理機能が総合的に充実したシステムを選ぶのがカギです。

DIGYM

• 特徴：24時間365日の監視体制を整えており、特に24時間ジムや大規模店舗のセキュリティ対策に強み。
• メリット：入退室管理やオリジナル会員カードの発行など、大規模ジムのニーズにマッチする機能が豊富。
• 注意点：導入事例がまだ少ない部分もあるため、実際にテスト利用や問い合わせをして使用感を確かめるのがおすすめ。
• DIGYM公式サイト

その他の注目システム（ATOMS-V）

特にスイミングスクールなどを併設しているジムでは、進級管理や協会システムとの連動など、業種特化型の機能を提供するツールが有力候補になります。

ATOMS-V公式サイト

選定時に注意すべきポイント

ツールを選ぶ際は、単に「機能数の多さ」だけでなく、今後のジムの成長プランやスタッフのITリテラシーを踏まえて判断するのがポイントだと感じています。特に、将来的に店舗展開を考えている場合は、最初から多店舗管理やセキュリティ対策に強いシステムを導入しておくと、後から大幅な改修コストがかからずに済むでしょう。

セキュリティ対策

大規模になればなるほど、顧客情報の流出リスクや不正アクセスに備える必要があります。

サポート体制

24時間営業のジムであれば、営業時間外にも問い合わせ可能なサポートがあるか確認しましょう。

拡張性

会員数やスタッフが増えてもスムーズに対応できるシステムを選ぶと、後々の再導入コストを抑えられます。

費用：

初期費用・月額費用に加えて、オプション機能の追加料金や決済手数料を含む総合的なコストを比較しましょう。

導入事例・無料トライアル

実際に導入している同規模のジム事例や無料トライアルで操作性を確認することで、ミスマッチを防げます。

成功するジム経営のために顧客管理をどう活かすか

「顧客管理」を導入して運用するだけで終わらせず、経営戦略の中でどのように活かしていくのかが、ジムオーナーにとって最大のポイントです。ここでは、顧客管理システムを用いてどのように新規顧客を集客し、既存顧客の満足度を高め、リピーターを増やしていくかを解説します。

新規顧客を獲得する施策

ターゲティング広告との連携

• 顧客管理システムのデータ分析を活用し、性別や年齢、フィットネス目的などの傾向に合わせて広告を配信します。
• 特定のターゲットに訴求するキャンペーンや無料体験をセットにすることで、反応率が高まります。

口コミ・紹介プログラムの推進

• 既存顧客を通じた紹介制度を整えることで、コストを抑えながら新規会員を増やせます。
• 顧客管理システムで紹介経路を追跡し、効果が高い施策を継続的に強化しましょう。

既存顧客の満足度を高めるアプローチ

パーソナライズドメニューの提案

• 予約履歴やトレーニング目標のデータを分析し、顧客に合ったプログラムや食事指導を提案。
• それにより顧客のモチベーションが向上し、ジムへの信頼感も高まります。

リマインド機能の活用

• 久しぶりに来店していない会員には、メールやプッシュ通知でリマインドを送る。
• 「最近来られていないので、特別サポートプランはいかがですか？」などの提案は離脱防止に有効です。

リピーター育成とコミュニティづくり

コミュニティイベントの開催

• 顧客管理システムで会員の興味関心を把握し、定期的に交流イベントやワークショップを企画。
• コミュニティ形成により、ジムに対する愛着度が高まりやすくなります。

ランク制やポイント制の導入

• 来店回数や継続期間に応じて特典を用意し、会員のステータス感を高める。
• 顧客管理システムと連動すれば、自動でポイント加算・管理できるため、運用負荷も少なく済みます。

データ分析による継続的な改善

売上や予約状況の可視化

• 月別・週別の来店状況や退会率などをレポート化し、経営判断の材料にします。
• データを見える化することで、次に手を打つべき施策を明

顧客フィードバックの収集

• 定期的にアンケートを実施し、サービスの満足度や改善点を把握。
• 顧客管理システムで回答を一元管理し、担当スタッフ全員が共有できるようにすると効果的です。

顧客管理を「単なるデータの集積」で終わらせないためには、スタッフが積極的に使いこなし、経営の意思決定に活かす仕組みが欠かせないと考えています。特に、データをもとにした改善策のPDCAを回し続けることで、ジムのブランド力を高め、長期的な成長を実現することが可能になるでしょう。

まとめ

顧客管理は、ジム経営の安定と成長に欠かせない要素です。紙やExcelでの運用から始め、必要に応じてCRMツールを導入し、スタッフ全員がデータを活用してこそ真の効果が得られます。また、規模に応じてシステムを選び、効果測定と改善を繰り返すことで、リピーター獲得・売上向上・コミュニティ形成など、さまざまな恩恵を得られるでしょう。

• まずは現状把握：自分のジムの会員数や予算、スタッフのITスキルを分析し、導入すべきシステムを検討。
• 試してから導入：無料トライアルやデモを活用して操作感を確かめる。
• 運用ルールの整備：入力や更新のタイミングを明確化し、スタッフ間で情報を共有。
• PDCAの継続：データ分析から改善策を打ち、定期的に見直すことで常に最適な状態を目指す。

これまで多くのジムオーナーと話してきましたが、顧客管理を「経営改善のエンジン」にできるかどうかは、どれだけ現場レベルで有効に使い込むかにかかっていると感じます。導入して満足するのではなく、スタッフ全員でデータを見て話し合い、アクションを起こし続ける姿勢が、最終的にジム経営の大きな成果につながるでしょう。